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Politica de Manejo y Retención de Récords
Récords de Clientes/Casos
En FitzGerald Law Company, el manejo y la retención de expedientes es un proceso continuo, y no uno que se inicia al concluir un caso. Durante nuestra representación de un cliente, es la responsabilidad de nuestra oficina asegurarnos de que todo documento, notificación de Agencias/ entidades administrativas/ cortes y récords físicos y electrónicos queden debidamente registrados en nuestro sistema digital de archivo y administración y que estos sean duplicados y enviados al cliente al ser recibidos o producidos.
Todo documento original recibido de nuestros clientes (Ej. certificados de nacimiento, certificados de matrimonio, pasaportes, fotos, etc.) debe ser duplicado para nuestro archivo y todo original devuelto al cliente inmediatamente. Es nuestra política no guardar ningún documento o propiedad original perteneciente a nuestros clientes. Sin embargo, se espera y es requisito que nuestros clientes traigan sus documentos originales a todas la citas, reuniones, entrevistas con agencias de gobierno, o audiencias de corte.
Casos Abiertos
Nuevos casos son identificados por el nombre del cliente y se les asigna un número de caso único, por el cual es identificado en todos los récords de trabajo de nuestra firma, incluyendo facturación de tiempo y récords contables. Mantenemos ordenadamente los documentos del caso, archivados cronológicamente durante la vida del caso y guardamos en nuestro sistema de administración de casos, Time Matters, todos los documentos creados por nuestra firma. Los récords de un expediente abierto, se mantienen en nuestro archivo y solo se remueven de la oficina para audiencias en corte u otro propósito autorizado.
Casos Cerrados
Una vez un caso concluye, el miembro de nuestro equipo responsable por el caso lo marcará como cerrado en nuestro sistema digital de archivo y administración, al igual que notificará al cliente por escrito que nuestra firma esta cerrando el caso, ingresará la fecha de cierre del caso y su disposición, y físicamente moverá el archivo a uno de los archivadores de casos cerrados. Todos los documentos y materiales en el archivo del caso serán provistos al cliente en el transcurso de la representación por lo que una vez el caso se concluya, el archivo será destruido prontamente.
Períodos de Retención de Récords
De acuerdo a nuestro período de retención de récords y a la Regla Professional 1:15A, todos los records serán destruidos tras la terminación de nuestra representación, una vez que todos los materiales finales hayan sido transferidos al cliente, excepto para clientes menores de edad, en cuyo caso los records serán guardados durante 6 años después de que el menor cumpla 18 años y excepto los records de casos criminales que serán guardados durante 10 años tras la terminación de nuestra representación, conclusión de apelaciones directas o terminación de la sentencia máxima.
Autorización de la Destrucción de Récords de Clientes
Al firmar nuestro contrato o aceptar nuestra representación, los clientes autorizan a nuestra oficina destruir sus expedientes de casos cerrados de acuerdo a nuestra política de retención de récords. Como se indica anteriormente, transferiremos a nuestros clientes copias de todos los documentos en sus casos durante el transcurso de nuestra representación; sin embargo, si en cualquier momento el cliente desea copias adicionales de los récords de su expediente, una vez su caso esté cerrado y previo a su destrucción, el cliente deberá pagar por adelantado los costos de duplicación y entrega.
Transferencia de Expedientes de Clientes
El cliente acepta que él o ella guardará cuidadosamente una copia de su archivo y cualquier documento original y será reposable de la entrega de estos records a otro abogado si el cliente establece relación con otro abogado.
